• Joar Holmefjord, Didrik Friele Faye og Asbjørn Lilletvedt. Foto: Marianne Kolås

Et digitalt årsmøte, hvordan fungerer det?

Vi fikk vere med inn i Fana IL Friidrett sitt årsmøte

På sidene til Norges Idrettsforbund finner vi følgende: Alle organisasjonsledd kan, som følge av den ekstraordinære koronasituasjonen, beslutte å ikke avholde årsmøter med fysisk oppmøte, men i stedet gjennomføre disse digitalt. 

Digitalt årsmøte? Hvordan i all verden fungerer det? Vi snek oss inn på Fana IL Friidrett sitt digitale årsmøte onsdag 17.februar for å finne ut hvordan det fungerer. «Snek deg inn» tenker du sikkert nå, du sniker deg ikke inn på et digitalt møte da. Jo, om du vil vere med i møtets kommandosentral så gjør du det

Med mangeårig (dette er årsmøte nummer seks i rekken) møtegeneral Asbjørn Lilletvedt ved det digitale roret burde ikke dette bli et vanskelig møte. Selv om kveldens dirigent uttalte ved møtestart at «Dette blir spennende, jeg er ingen teknokrat, men tror det skal gå bra».

Før møtet startet var det hektisk aktivitet rundt bordet, hvem gjør hva, hvem snakker når, hvordan skal avstemmingen foregå («vi pleier jo å velge både styret og de andre med akklamasjon, det kan jo fort bli vanskelig i et digitalt møte»).

Hva sier vedtektene til Fana IL om hvor mange som skal sitte i styret, og hva sier de om fordeling og konstituering? Diskusjonen gikk over bordet like før møtestart, ikke alle var enig, men konkluderte med at «dette finner vi ut av før hovedlagets årsmøte».

Styreleder, Joar Holmefjord, fikk i oppgave å informere om de tekniske løsningene for møtet. Småting som av med lyd (på fagspråket kalles det å mute), av med kamera (det er frivillig), bruk chat eller hånd opp-symbolet når du har innspill eller kommentarer.

Alt klart? Nei vent litt – hva er den beste kameraplasseringen? Hvordan får vi med hvem som snakker? Hvordan er lyset i forhold til det å se skjermen? Fullt lys eller bare litt lys? Hvem er ansvarlig for å snu/flytte kamera-PCen i forhold til hvem som snakker?

Heldigvis så var linken til møtet sent ut til de påmeldte på forhånd, 12 medlemmer i tallet, mot «normalt» 15-18 stykker (det er ved et oppmøteårsmøte).

Og så var møtet i gang. Ansiktene dukket fortløpende opp på skjermen.

Hei, hei. Er alle klare?

Noen påmeldinger er fra samme husstand/familie;
«Har du flere med deg i dag?»
«Ja, jeg har en mann».
«Har du ingen sønn?»
«Nei, ikke i dag»

Standarden var satt og møtet var i gang.

Det åpnet med praktisk info v/Joar. Før det fortsatte med «at den som tier samtykker» - dette med tanke på hvordan valgene skulle foregå. Og så ble ordet overlatt til dirigenten og «vi går gjennom årsrapporten på samme måte som tidligere år. Vi går gjennom punkt for punkt (bare overskriftene, den enkelte må lese selv)». Og med en talende taushet var årsmeldingen godkjent.

Tre personer stod for den tekniske gjennomføringen av møtet; det var ordstyrer/dirigent, en som styrte presentasjonen og en som fulgte med på PC om noen ba om ordet eller la inn en kommentar på chatten. Denne fordelingen gjorde at «spørsmål og svar» fungerte veldig bra. Og skulle det bli et folksomt nettmøte, så funker nok det og.  

Det er sikkert både fordeler og ulemper med å avholde et digitalt årsmøte. Jeg må innrømme at jeg ble positivt overrasket over hvor greit det gikk. Noen småting er selvfølgelig vanskelig å få til digitalt, men du kan si takk for innsatsen på møtet, og så kan blomsterbuketten levers på døren.

Takk for møtet!

Hovedsamarbeidspartnere

Samarbeidspartnere